Como ter reuniões online mais produtivas?

Como ter reuniões online mais produtivas?

Afinal, como ter reuniões online mais produtivas, em plena era do home office? Certamente você já teve esta dúvida, principalmente em tempos pós-pandêmicos.

Por outro lado, independentemente da época ou cenário, sobretudo quem atua em escritórios de diversos segmentos, dentro ou fora da área de Tecnologia da Informação, já tem experiência com o tema.

Na verdade, apesar de serem uma realidade há algum tempo, as reuniões online tornaram-se ainda mais comuns diante dos desafios impostos pelo novo Coronavírus.

Sendo assim, o desafio atual é exatamente manter os encontros a distância produtivos, e sem perder o foco.

O que é possível fazer para otimizar esse processo de reunião online para o seu negócio? Te conto a seguir, acompanhe.

Como ter reuniões online mais produtivas?

Reuniões online mais produtivas: é preciso manter o foco

Antes de mais nada, não basta contar com uma câmera e conexão com a internet. Na verdade, o segredo para superar os desafios das videoconferências está em planejar o evento com antecedência e listar tudo o que será necessário.

Então, reuni algumas dicas básicas simples que, sem dúvida, irão ajudar você e sua equipe a aproveitarem da melhor maneira a videoconferência. Veja:

  • Defina uma pauta e compartilhe com antecedência

A pauta da reunião deve conter desde os objetivos da reunião, até os assuntos que serão abordados. Além disso, também deve constar o nome dos participantes, bem como a duração, links, documentos, etc.

A saber, é muito importante que a pauta seja enviada juntamente com os convites para a reunião, para que os participantes se preparem previamente. Com isso, tanto a produtividade e foco serão otimizados, e todos ganharão tempo.

  • Prepare o ambiente

Instrua todos a prepararem seus ambientes da melhor forma para a reunião online. Certamente, o local mais tranquilo da casa e menos sujeito às possíveis interrupções é o mais indicado.

Assim, posicione bem a webcam, capriche na iluminação e, claro, teste a conexão. Aliás, escolha sempre as melhores ferramentas para a videoconferência.

Como ter reuniões online mais produtivas?

Reuniões online com mais qualidade: invista nas ferramentas ideais

Inesperadamente, pode acontecer daquele aplicativo, tão popular no universo das reuniões online, travar ou literalmente deixar você e seu time na mão.

Dessa forma, mais do que usar a “ferramenta da moda”, você precisa se certificar de que está usando a melhor estrutura e plataforma para realizar as reuniões home office de sua empresa.

Nesse sentido, inegavelmente a melhor dica que podemos lhe dar é investir em uma marca que é referência mundial. Isso tanto em relação à qualidade dos seus respectivos produtos, quanto em relação à performance.

Certamente, a Microsoft se destaca neste cenário, com aplicativos importantes e relevantes como por exemplo, o Microsoft Teams.

Dentre suas principais funções, destacamos:

  • Gravações

Registre a reunião, grave na nuvem e compartilhe com os participantes e interessados. Assim,todos podem acessar o conteúdo posteriormente, a qualquer tempo ou hora.

  • Chat

Com a função chat é possível interagir com todos: não apenas antes ou durante, mas também após eventos.

  • Legendas ao vivo

Destaque para as legendas que permitem acompanhar tudo em tempo real.

  • Personalização do fundo

É possível desde trocar o plano de fundo, até tirá-lo de foco e com isso, diminuir ao máximo as distrações no ambiente

  • "Levante a mão"

Organize a participação de todos com a opção "levante a mão". Basta clicar no botão da função quando o participante solicitar a fala.

  • Lista de participantes

Também é possível exibir a lista dos participantes da reunião, ajudando assim a organizar melhor o evento e identificar os membros presentes.

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